いろんな業務ツールを使ってるんだけど、ちょっとだけかゆいところに手が届かない……
Webサイト制作業務を行うために切っても切り離せない存在である業務ツール。日々新しいツールが生まれており、いくつかは実際の業務の中で利用されていることと思います。
弊社でも以下のツール（他にもいろいろありますが）を使って日々の制作業務に励んでいます。
- Backlog
- Slack
- board
- Smartsheet
- GitHub
そんな業務ツールを使っている際に「このツールとこのツールを連携できれば便利なのに」とか、「便利なツールを使ってるはずなのに、結局集計はエクセルでやっている」などなど、手動で同じような作業を繰り返すことがありませんか？
例えば「Backlogの更新を手動でSlackに送信する作業を毎日何度も行っている」から「Backlogの通知を自動的にSlackに送りたい」とか、「毎朝特定の条件に該当する情報を手動で集計して確認している」から「その情報を自動的に集計して毎朝Slackに送るようにしたい」など、ツール間の連携の自動化や集計・レポートの自動化ができれば効率アップできるのにと感じる時なども少なからずあるかと思います。
ツールの連携に関して言えば、IFTTTやZapierなどのサービスを使えばプログラムなしでもいろいろなツールを連携させることができますが、手の込んだことをやろうとすると結構難しい。そんな時はエンジニアに相談してみるのも一つの手かもしれません。
今回は実際に業務ツールの開発をエンジニアにオーダーする場合に、どんな風に伝えるとわかってもらいやすのかを紹介させていただきます。
エンジニアに伝えるべき内容とは？
困っている事・改善したい事を具体的に伝えよう
最初にエンジニアに現状を伝えて、問題点の共有をします。上で書いたBacklogの更新をSlackに通知する例なら、エンジニアも日々の業務でその現象を目にしているので少ない情報共有で済みますが、エンジニアが目にすることがない業務については、箇条書きなど簡単なフォーマットでいいので、「業務内容」、「困っている点」、「こうなって欲しいという希望」を伝え、文章でわかりにくい業務の場合は補足として実際の作業風景を見せると伝わりやすいと思います。
以上のことがわかるとエンジニアは現状の把握ができ、問題を解決するための手段を考え始めることができます。
いつまでにつくって欲しいかを明確に伝えよう
現状を伝え終わったら、次は納期の相談をします。
「暇な時に」と言われると案件の状況に左右され後ろに追いやられがちなので、できるだけ「第二四半期末までに」などのように具体的な時期を伝えてください。
納期が決まると、それまでにどれだけ工数をかけられるのか、ある程度判断できるので解決手段を絞り込むことができます。
ある程度余裕のある納期を設定すると、期間内にテスト運用と改修を重ねることで、より良いツールができる可能性もグッと上がり、エンジニアにとっても、お客様の案件でいきなり使う自信をもてない未習得の技術を使えることでモチベーションが上がります。
パンセではこんなツールを作って導入しています
例にも出てきたBacklogの更新通知をSlackに送るツールを実際に導入しています。
AWS LambdaとAmazon API Gatewayを使った比較的よく見るタイプの実装ですが、導入からだいぶ経ち改善すべき点も見えてきたので、もうちょっとかゆいところに手が届くように現在改良中です。
また、弊社はboardという請求書の作成や見積書の発行ができるクラウド経営ツールで主にお金に関する進捗を管理しているのですが、こちらの更新を蓄積・集計して、前日との差分をレポートするツールも導入しています。 フロントエンドはBootstrap 4とVue.js、バックエンドはPHPで、データベースにMongoDBを使ったシステムです。
実際に上記のツールを開発した際は時間を長めにもらえたことで、これまで趣味や業務でも使ったことがなかったツールやWebサービスを利用することができ、チュートリアルを試して以来触っていなかった技術などを再び調べ直す良い機会にもなりました。
エンジニアとしては対応できる業務の幅が広がりましたし、開発したツールを導入することで社内業務が捗ることになり、双方にとってメリットがうまれることに繋がりました。
まとめ
手動で繰り返している自動化できそうな業務の1回1回はそこまで負担ではないかもしれませんが、積み重なると大きなロスにもなり得ます。
業務を行う中で改善したいと思う作業があれば、まず身近なエンジニアに相談してみてはいかがでしょうか。一緒に問題解決する方法を考えてくれると思います。
もし社内リソースが不足している場合はパンセにご相談ください。（費用面も柔軟に対応させていただきます）
