Webサイト制作に携わっている皆さまは普段どのようにタスク管理を行っていますか？
- ToDoリスト作成
- タスクに優先順位をつける
- カレンダーに詳細な予定を入れる
など様々な方法でタスク管理していると思います。
朝イチでToDoリストを作って、業務の優先順位を決めて、優先度高い業務から手を付けていっているのに、業務は全然減らない。むしろ突発的な業務が入ってきてどんどん増えていく。
こんな状態ではいつまでたっても仕事が終わったという達成感が得られないですよね。
そんないつも多忙で「どうやったらタスクが管理できるんだ！」とお悩みの方にぜひおすすめしたい手法が、今回ご紹介するGTDになります。
GTDとは？
GTD(Getting Things Done "仕事を成し遂げる")をひとことで言うと、「頭の中をスッキリさせた上で取るべき行動を確実にこなしていく」ための手法です。
まず以下3つの要点を押さえておきましょう。
- 頭の中の気になることを頭の外に全て出す
- 気になることの取るべき行動を決める
- 行動を管理する
次に具体的な手法についてご紹介します。
GTDの５つのステップ
GTDには、収集、処理、整理、レビュー、実行の5ステップから成り立っており、それらを繰り返し行います。
収集
自分が気になっていることを全て洗い出します。
「あの打合せの資料を作らなきゃ」「今日A社のBさんに電話するんだった」「10年後はCさんみたいになっていたいなー」「そういや家で飼っている猫のエサまだあったっけ…？」
など内容は公私問いません。
直近でやらなくてはならないことだけでなく、将来的な目標も含みます。気になることは全て対象になります。
処理
次に収集で洗い出した気になっていることを以下のどれに当てはまるか吟味していきます。
- 行動に移すべきものなのか？
- 今すぐできるものなのか？
- 後でやればよいものなのか？
- 特定の日に行うものなのか？
- 誰かに任せられるものなのか？
一回で実行できないような複雑なものについては計画立てて進めていくことになるので、上記とは別扱いになります。
整理
先程の処理ステップで吟味したものを実際に振り分けていきます。
- 行動に移すべきものなのか？→いつかやるリスト or 資料 or ゴミ箱
- 今すぐできるものなのか？→今すぐ手を付ける
- 後でやればよいものなのか？→次の行動リスト
- 特定の日に行うものなのか？→カレンダーリスト
- 誰かに任せられるものなのか？→誰かに任せたあとで連絡待ちリスト
- 一回で実行できないような複雑なもの→プロジェクトで管理
この時点でごちゃごちゃした頭の中がスッキリして、やるべきことが客観的に見えるようになりましたよね？
レビュー
実際に整理したリストがちゃんと機能しているか、リストに抜け漏れがないかを週1程度で振り返ります。
その際新たに発生した気になることを収集→処理→整理を行い、リストを最新の状態にします。
実行
整理されたタスクの中で今すぐ手を付けられるものから順に手を付けていきます。
整理ステップの段階で適切に整理されているので、どれから始めたらよいか迷うことはありません。
これからGTDを始める方におすすめのツール
「え？こんなにやることあるの？何か大変そうだなー」と思われるかもしれませんが、今は便利なツールがあるんです！
Nozbe
GTDの各ステップに沿って直感的に操作できるため、とても使いやすいです。
有料版が30日間無料で利用できます(2015年6月時点)。
Doit.im
こちらも直感的に操作できて、使いやすいです。整理しやすいところが大きなメリットですね。
有料版が30日間無料で利用できることもあり(2015年6月時点)、十分試してみる価値があります。
Evernote
GTD関係なくEvernoteをお使いの方が多いかと思います。
使い慣れたツールで始めた方が長続きしやすいですよね。
収集用、整理用のノートブックを作ってそこにどんどん入れていくとよいでしょう。
次回は、現在私が利用しているDoit.imを用いながら、GTDの各ステップを詳しくご紹介します。
お楽しみに！
おまけ：
GTDについてより詳しく知りたい方には下記書籍がおすすめです。ぜひご一読ください。
